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Unser Prozess
Schritte zur effizienten Digitalisierung und Indexierung
Vorbereitung und Analyse
Im ersten Schritt erfolgt eine detaillierte Analyse Ihrer Archivbestände direkt vor Ort in Zürich. Unser Team prüft den Zustand der Dokumente, identifiziert besonderes Material wie Fotografien, Pläne oder Zeitschriften und ermittelt geeignete Auflösungs- und Farbtiefeneinstellungen. Anschliessend legen wir in enger Abstimmung mit Ihrem Archivteam eine klare Indexstruktur fest, definieren Metadatenfelder und Dokumentenhierarchien, um eine schnelle Suche und konsistente Datenverwaltung zu ermöglichen. So entsteht eine verlässliche Grundlage für den gesamten Digitalisierungsprozess.
Digitalisierung
Mittels hochauflösender Scanner erfassen wir Ihre Unterlagen mit hoher Präzision. Automatisierte Qualitätskontrollen sichern die Bildqualität und verhindern Fehler.
Indexierung und Metadaten
In diesem Schritt verarbeiten wir die gescannten Bilder mithilfe einer kombinierten OCR- und KI-basierten Texterkennung, um Volltexte und strukturierte Metadaten automatisch zu erzeugen. Unsere Spezialisten prüfen und ergänzen die Metadaten manuell, um höchste Genauigkeit zu gewährleisten. Anschliessend ordnen wir Dokumente in einem flexiblen Taxonomiesystem, das eine feingliedrige Suche nach Datum, Stichwort oder Dokumenttyp erlaubt und eine schnelle Wiederauffindbarkeit Ihrer Digitalisate sicherstellt.
Übergabe und Langzeitarchivierung
Nach erfolgreicher Digitalisierung und Indexierung erhalten Sie alle Dateien in Wunschformat (PDF/A, TIFF, JPEG) inkl. begleitender Metadatensätze. Zusätzlich bieten wir Unterstützung beim Transfer in Ihr digitales Archivsystem und beraten zu Backup-Strategien für eine langfristige Verfügbarkeit im Jahr 2025.
Warum dokumentenx
Als Schweizer Anbieter setzen wir auf lokale Expertise, moderne Technik und einen persönlichen Service direkt in Zürich. Unsere Lösungen sind auf Ihre Archivbedürfnisse zugeschnitten und gewährleisten effiziente Abläufe ohne Datenverluste.
Mehr erfahren →Strukturierte Indexierung
Wir kategorisieren Ihre digitalisierten Dokumente nach frei definierbaren Kriterien und sorgen so für eine schnelle Auffindbarkeit. Jeder Eintrag erhält eindeutige Schlagwörter und Metadaten.
Mehr erfahren →Sichere Langzeitarchivierung
Ihre digitalisierten Daten werden verschlüsselt und redundant gespeichert. So sind Ihre Unterlagen auch nach Jahren noch lesbar und vor Datenverlust geschützt.
Mehr erfahren →